Begrepp och förkortningar A-Ö
Produktsupport A-Ö
Begrepp och förkortningar
AI (Artificiell Intelligens)
Självlärande system
Förbättra automatiseringen – Artificiell intelligens är förmågan hos datorprogram och robotar att efterlikna människans naturliga intelligens. AI tar till sig olika kognitiva funktioner, som förmågan att lära sig rutinmässiga uppgifter utantill, förstå olika språk, lösa problem, planera en sekvens av flera handlingar samt att generalisera. AI kan tillämpas på bland annat maskininlärning, chatbotar och business intelligence.
När det kommer till RPA och effektivisering av ett företags rutinmässiga arbetsprocesser, hjälper AI till att förbättra automatiseringen ytterligare. Därigenom kan företag identifiera nya möjligheter, minska kostnader och förbättra produktivitet. Man kan beskriva det som att AI är hjärnan, och RPA händerna. Med andra ord så kan kombinationen av de två utveckla en mjukvarurobot som kan utföra komplexa uppgifter på ett felfritt sätt för ditt företags räkning.
AI är ett hett område inom IT. Genom att kombinera självlärande system med RPA tar vi den digitala medarbetaren till en helt ny nivå.
Artificiell intelligens tar Robotic Process Automation, RPA, till en ny nivå. Med AI-förbättrade automationer kan företag identifiera nya möjligheter, minska kostnaderna och förbättra produktiviteten. AI inom RPA kan hjälpa ditt företag att identifiera processer för automatisering, hitta mönster i tolkade data för att hjälpa till med och påskynda beslutsfattande samt att minimera risken för fel.
För att enkelt förklara sambandet mellan AI och RPA, kan samarbetet liknas vid att AI är hjärnan och RPA händerna. När de kombineras kan komplexa uppgifter utföras effektivt och säkert.
EDI (Electronic Data Interchange)
Electronic Data Interchange, som förkortas EDI, är enkelt förklarat elektronisk överföring av data mellan två parter. Mellan företag kan det vara sådant som fakturor, order, ordersvar och prislistor.
EDI förenklar hanteringen av affärsdokument. Istället för att skicka mail med en bifogad PDF eller ett postalt brev med den här typen av dokument, för att sedan behöva knappa in informationen manuellt i era system, kan ni använda er av en EDI-lösning. Den anpassas dessutom efter företagets behov.
Ni säkerställer att rätt data kommer in i era system, men också att ni skickar rätt data till era kunder och leverantörer. Dessutom sparar ni tid då ni slipper manuell hantering och kan istället lägga tid på mer värdeskapande uppgifter.
Det är numera lagkrav på att offentlig sektor måste kunna ta emot e-fakturor som följer en europeisk standard och vara registrerade som fakturamottagare i Peppols infrastruktur. Som leverantör till offentlig sektor behöver du därför också kunna skicka elektroniska fakturor enligt europeisk standard. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura.
Att tänka på
Om ni säljer mot offentlig sektor måste ni skicka EDI-fakturor. Säkerställ därför att ni väljer en partner som har lång erfarenhet för att återanvända kunskap som används i tidigare implementationer. Därmed sparar ni dessutom tid och pengar vid införandet av EDI.
GLN (Global Location Number)
GLN är en förkortning för Global Location Number och är ett unikt lokaliseringsnummer som företag kan använda för att hitta platser som ingår i leveranskedjan, detta kan exempelvis vara:
- Fysiska platser såsom arbetsställen och filialer.
- Funktionella platser, till exempel fakturamottagare.
- Juridiska enheter, till exempel en myndighet eller ett företag.
- Digitala platser, till exempel ett IT-system som används vid registrering av elektroniska meddelanden.
GLN-nummer och e-fakturor
GLN-nummer är något som ofta benämns i samband med e-fakturor. Det är inget krav att använda sig av GLN, oavsett om man vill skicka eller ta emot e-fakturor. Istället är det något som främst används av större företag och kommuner för att rikta e-fakturor till en specifik avdelning eller filial inom bolaget. Mindre bolag använder i regel sig inte av GLN, utan där görs e-fakturakopplingen på organisationsnummer istället.
RPA (Robotic Process Automation)
Robotic Process Automation (RPA) är en snabbväxande del av intelligent automation som bygger på mjukvarurobotar eller AI-arbetare.
RPA gör exakt samma sak som en verklig person i det grafiska användargränssnittet.
Eftersom man kopierar det befintliga utförandet av processen krävs inga färdiga API:er eller förändringar i underliggande system. Våra RPA-lösningar kan agera bland annat inom följande områden:
- Webbrobot: agera på internet och hämta data från webbplatser, logga in i portalen, fylla i formulär.
- Processrobot: Konfigureras att utföra en hel process eller delkomponenter av den. Processen kan innehålla avvikelser.
- Datarobot: Hämta, lämna och konvertera olika dataformat. Läsa och tolka ut strukturerad text ur PDF, e-post eller andra dokument samt importera i mottagande system.
Produktsupport
Addoro
För att skicka om en faktura går du till fliken “skickat”, markerar aktuellt dokument och klickar sedan på “skicka om”. Här har du möjlighet att välja vilken distributionskanal du vill skicka via, bocka i det alternativ du önskar.
Beroende på vilken distributionskanal får du olika inställningar och val. Till exempel, ifall omskicket ska gå via den postala kanalen har du möjlighet att välja om det ska vara A-post eller B-post, eller ifall utskriften ska vara i färg eller svart-vit. Väljer du att skicka om via e-postkanalen kan du till exempel ‘ändra till-adress’ om det är så att första utskicket gick till fel mottagaradress.
Via nedan länk kan du ladda ned en lathund som beskriver stegvis hur du lägger upp en mottagare i Addoro.
Skulle du ha några frågor kring uppsättningen av mottagare kan du kontakta vår support på: support@vipetech.com
I Addoro kan du lägga till bilagor till fakturan. Dessa bilagor är olika typer av extra dokument eller sidor som kan läggas till i en försändelse. Bilagor kan användas oavsett vald distributionskanal.
Vill du veta mer om vilka olika metoder det finns för att lägga till en bilaga har vi på Vipetech skapat ett webinar som svarar på dessa frågor.
Länk till webinar: https://vipetech.com/addoro-brev-bilagor/
Skulle du ha några frågor kring uppsättningen av mottagare kan du kontakta vår support på: support@vipetech.com
Om du vill veta mer om kundbrev via Addoro rekommenderar vi att du kikar på detta webinar där vi berättar hur det går till: https://vipetech.com/addoro-brev-bilagor/
En rödmarkerad faktura är en indikation att fakturan innehåller ett fel eller att något gått fel vid leverans.
Om en faktura är rödmarkerad men ligger under granska-fliken betyder det att fakturan innehåller ett valideringsfel och inte kan skickas förrän felet är avlöst. Ett exempel kan vara att det inte är en giltig e-postadress angiven på en faktura som ska gå via e-postkanalen. Ligger fakturan under ‘skickat’-fliken kan det till exempel vara mottagaren som har avvisat fakturan på grund av fel referens, eller att en e-postfaktura inte kunnat levereras då mottagarens inbox är full. En rödmarkerad faktura i ‘skickat’-fliken har alltså inte levererats till mottagaren.
Har du svårt att tyda varför en faktura är rödmarkerad är du välkommen att skriva in till vår support på support@vipetech.com för vidare hjälp.
Det finns olika ändringar som du kan göra i fakturalayouten, dessa ändringar gör du under fliken som heter Setup (Fd. Hantera-fliken).
För att få en djupare genomgång samt en större förståelse för hur du använder dig av verktygen under ‘Setup’ kan du ta del av vårt webinar.
Länk till webinar: https://vipetech.com/addoro-setup-audit-2/.
Du kan även boka in en skräddasydd genomgång av din Addoromiljö genom att kontakta oss på support@vipetech.com.
Addoro stödjer följande distributionskanaler
- Kivra
- Swish
- E-faktura Företag (Svefaktura/PEPPOL)
- E-faktura Privat (Internetbank)
- E-post
- Brev (lokal/extern utskrift o. kuvertering).
Detta är möjligt om totalbeloppet finns angivet på fakturan. Då skapar vi en distributionsgrupp för Kivra-dokument som ej ska betalas av mottagaren då fakturan är betald via autogiro. Kontakta vår support på support@vipetech.com om ni önskar att skicka autogiro-fakturor via Kivra.
Om du skulle vilja skicka om en faktura med en ny bilaga kan du göra detta genom att gå till fliken som heter ‘skickat’. Markera sedan det aktuella dokumentet och klicka sedan på knappen ”skicka om” som du finner över tabellen på höger sida. Välj sedan distributionskanal och klicka på “klar”. Efter du klickat på “klar” får du upp en ruta där du har möjlighet att lägga till bilaga. Klicka på knappen “lägg till”, välj sedan bilaga, efter det kan du trycka på “skicka om”.
När du skapar en distributionsgrupp anger du om dokument ska granskas och skickas manuellt eller skickas automatiskt direkt vid uppladdning, men det går även att ange ett specifikt klockslag. Detta kan du ställa in per grupp. Det går alltså att ha en e-postgrupp som skickas automatiskt varje dag en specifik tidpunkt, och en postal grupp som alltid måste granskas innan de skickas. Ni väljer själva hur ni önskar att ställa in detta. Dessa inställningar finns under fliken ‘setup’ i Addoro. Om ni är osäkra på hur ni ändrar dessa inställningar är ni välkomna att kontakta oss på support@vipetech.com så hjälper vi er.
Om du vill justera en referens vid omskick av en e-faktura går du till fliken ‘skickat’, markerar det aktuella dokumentet och trycker på knappen ‘skicka om’. Välj e-faktura (Svefaktura/PEPPOL) som distributionskanal. Klicka på penna vid det fält som du vill justera. Välj sedan ‘text value’ och skriv in det nya referensnumret. Tryck på ‘klar’ och sedan ‘skicka om’.
För att kunna skicka påminnelsebrev i pdf-format behöver du kontakta vår support för att få hjälp med de olika uppsättningarna. Kontakta oss på: support@vipetech.com.
För att kunna se hur många kunder som fått fakturor via e-post väljer du fliken som heter ”skickat”, välj utökad sökning och sedan ”distribution channels – e-mail” för att se hur många fakturor som skickats via e-post under en vald period.
Det är valbart hur länge fakturorna ska sparas. Arkivering i ett år ingår i grundavtalet, men man kan även välja att dokumenten ska arkiveras i Addoro i sju eller tio år. Vilket alternativ som ni har står i ert avtal. Om ni till exempel valt arkivering i ett år, men önskar höja till sju eller tio år, vänligen kontakta er kontaktperson hos Vipetech.
Det går att ha layouter på olika språk. För att Addoro ska kunna avgöra när respektive språk ska användas behöver denna information finnas i filen från ert affärssystem. Om ni är intresserade av att lägga till fler layouter rekommenderar vi att ni kontaktar oss på support@vipetech.com så hjälper vi er vidare.
Fakturaportalen
Om en mottagare har avvisat fakturan på grund av till exempel fel referens kan ni antingen korrigera fakturan i ert affärssystem och ladda upp en ny fil till ‘fakturaportalen’ med korrekt referens så distribueras fakturan på nytt. Ni kan också korrigera fakturan i fakturaportalens webbgränssnitt och skicka om fakturan.
Gå till ‘faktura’ och sedan ‘skickade’ och sök fram den faktura du vill skicka om. Klicka sedan på kopieraikonen som finns lång till höger på sökresultatet som visar detaljer om fakturan. Då kommer du till en vy där du har möjlighet att göra ändringar i fakturan. Ändra det som behöver korrigeras och scrolla sedan längst ned på sidan för att skicka om den.
Kontakta oss på support@vipetech.com så hjälper vi er att välja rätt lösning och komma igång.
Fakturaportalen avvisar de leverantörsfakturor som inte matchar era mottagarinställningar. Till exempel, om fakturan har fel referens eller om summeringarna inte stämmer. De avvisade fakturorna finner du under fliken faktura> ‘avvisade’. När avsändaren sedan gör korrigeringar i fakturan och skickar om fakturan stryks den under ‘avvisade’ och hamnar istället under ‘mottagna’. Leverantören informeras automatiskt att fakturan har avvisats, ni behöver inte göra någonting.
Det kan dock vara bra att känna till att man inte kan avvisa e-fakturor som man tagit emot via Peppol-nätverket. Dessa fakturor ligger under ‘avvisade’, som standard i tvådagar. Under dessa två dagar har ni själva möjlighet att korrigera felet i Fakturaportalens webbgränssnitt eller ta kontakt med leverantören och be dem korrigera fakturan. Om inte en ny korrekt faktura tas emot inom dessa två dagar godkänns fakturan automatiskt.
Det finns tre metoder för att lägga till leverantörer i Fakturaportalen.
Ladda upp Ecxel:
Lägg till flera leverantörer åt gången genom att ladda upp en excelfil.
Lägg till manuellt:
Lägg till en leverantör genom att manuellt ange information i webbgränssnittet.
Sök eller välj:
Lägg till en leverantör genom att söka efter dem i Kofax eget nätverk.
När du har lagt till leverantören/leverantörerna finns de med status ”redo att bjudas in” under fliken leverantörer> sammanfattning. Klicka på knappen “redo att bjudas in” för att markera de leverantörer du vill bjuda in. Klicka sedan på “skicka e-post” eller/och “skicka post” för att skicka iväg inbjudningsbrevet.
Inbjudningsbreven är färdigskrivna mallar som du hittar under leverantörer> inbjudningstext. Det finns fyra färdigskrivna mallar. Fakturaportalen känner automatiskt av vilket brev som ska gå till vilken leverantör baserat på deras register. Du har även möjlighet att lägga till egen text om det är någon ytterligare information som du vill tillägga, till exempel referenskrav.
Det kan finnas flera skäl till att fakturan inte kommit fram. Vi rekommenderar som första steg att säkerställa att avsändaren skickar till rätt e-adress och operatör. Om problemet fortfarande skulle kvarstå bör ni kontakta oss på support@vipetech.com för vidare felsökning.
Om du mottagit ett felmeddelande som du inte kan tyda rekommenderar vi dig att kontakta support@vipetech.com för hjälp med tolkning av felmeddelanden.
Fakturaportalen kan ta emot e-fakturor med Peppol. Detta kräver dock att ert bolag finns uppsatta i PEPPOL-registret. För att kontrollera ifall ni finns som peppolmottagare kan ni söka på ert bolag på följande sida: https://directory.peppol.eu/public
Om ni inte finns som peppolmottagare, men vill bli upplagda, kan ni kontakta vår support på support@vipetech.com.
E-adress är i de flesta fall ert organisationsnummer och operatör är Expertsystem/Kofax fakturaportalen. Se exempel här nedan på vad er leverantör behöver ta del av för att kunna skicka e-fakturor till er:
PEPPOL
ID: 0007:(Ert organisationsnummer utan bindestreck). Exempel 0007:5555555555
Svefaktura
E-adress: (Ert organisationsnummer, fungerar med och utan bindestreck)
VAN-operatör: Expertsystems / Kofax Fakturaportalen
Operatörs ID: EXPSYS
För att kontrollera er elektroniska adress kan ni också söka i NEA-registret
För att kontrollera er peppol-adress kan ni söka i Peppols register
Inkommande fakturor kan valideras. Till exempel kan du informera dina leverantörer om att deras fakturor till er måste ha ett specifikt värde i ett visst fält. Om de specifika värdena är felaktiga eller saknas, kommer fakturan att avvisas.
Du kan ange olika fältvalideringsregler för varje mottagarkonto du har ställt in i Fakturaportalen.
Kontakta support@vipetech.com så hjälper vi er att konfigurera ett regelverk för alla era inkommande e-fakturor.
Tungsten RPA (fd Kofax)
Kontakta vår support på support@vipetech.com för att starta om roboten igen. Vid kontakt med supporten kommer vi även kunna erbjuda en förklaring till varför roboten har stannat. Du kan också återställa serivemiljön så att rätt förutsättningar för robotens körning finns och sedan starta roboten i ‘management console’.
I ‘management console’, under fliken ‘logs’, går det att utläsa loggar som roboten loggat med orsaker till eventuella fel eller avbrott.
Kontakta vår support eller ansvarig projektledare för hjälp att uppdatera roboten enligt nya processbeskrivningar.
Starta tjänsten ‘desktop automation service’, därefter högerklickar ni på ‘desktop automation service’ i systemfältet och klickar på ”lock screen”. Fyll sedan i kontouppgifterna till servern, detta för att göra servern tillgänglig för roboten.
I ‘management console’, finns det möjlighet att skicka ut mejl vid eventuella fel eller avbrott. Kontakta vår support support@vipetech.com för hjälp att aktivera funktionen för er.
Kontakta vår support support@vipetech.com eller ansvarig projektledare för att boka en tid med en utvecklare som går igenom och förklarar robotens uppbyggnad.
Kontakta ansvarig projektledare för hjälp att utveckla ytterligare en process.
UiPath
Kontakta vår support för hjälp att starta om roboten samt få en förklaring till varför roboten har stannat. Ett annat alternativ är att återställa servermiljön för att få rätt förutsättningar för robotens körning. Starta sedan roboten i ‘UiPath orchestrator’.
Kontakta vår support eller ansvarig projektledare för hjälp att uppdatera roboten enligt er nya processbeskrivning.
Kontakta ansvarig projektledare för hjälp att utöka er licens i Vipetech Automation Cloud.
I ‘UiPath orchestrator’ finns det möjlighet att skicka ut mejl vid eventuella fel eller avbrott, kontakta vår support support@vipetech.com för hjälp att aktivera funktionen.
Kontakta vår support support@vipetech.com eller ansvarig projektledare för att boka en tid med en utvecklare som går igenom och förklarar robotens uppbyggnad.
Kontakta ansvarig projektledare för hjälp att utveckla ytterligare en process.
Vipetech Cloud Capture
Skanna och skicka fakturorna till respektive mailadress och addera ordet “scan” för varje specifikt bolag. Exempel: När man skannar fakturor som tillhör bolaget Exempel AB, ska fakturorna skickas från skannern till ExempelAB-scan@mail.vipetech.readsoftonline.com.
Om ni har flera fakturor som ska skannas samtidigt lägger ni ett vitt papper emellan varje faktura. Genom att göra detta kommer systemet automatiskt separera fakturorna.
Nedan följer 3 olika scenarion:
När en bunt dokument kommer in i systemet separerar Viptech Cloud Capture automatiskt dokumenten baserat på separering via vita papper. Om du vid skanning missat ett vitt papper och därför råkat få in flera olika fakturor som ett dokument kan du sedan manuellt separera dessa i Kofax APS.
Denna funktion finner du vid verifiering. Klicka på knappen ”manuell separering” för att komma till separeringsvyn där du har möjlighet att separera sidorna till separata dokument. I separeringsvyn trycker du på “mellanslag” för att separera sidor. För att slå ihop sidor använder du “backspace”. Du kan också använda ikonerna i menyn längst ner på sidan för att slå ihop och separera de olika sidorna i dokumentet.
Datumformatet baseras på det språk som är inställt i webbläsaren. Om du önskar att datumformatet ska vara enligt svensk standard måste därför språket i webbläsaren vara inställt på svenska. Kontrollera inställningarna i din specifika webbläsare.
Om ni har tagit emot en faktura från en ny leverantör eller om en leverantör saknas i Viptech Cloud Capture kan ni lägga till leverantören vid verifiering. Om Cloud Capture har identifierat fel leverantör vid verifiering tar du bort texten i fältet “leverantörsnamn” och klickar sedan på plustecknet som dyker upp till höger om fältet. Då visas en vy där du kan lägga till leverantören. Fyll i namn och leverantörsnummer och tryck sedan på ‘spara’ längst ned till höger.
Det är endast en administratör i Vipetech Cloud Capture som har möjlighet att lägga till eller redigera kontoanvändare. Om du är osäker på ifall ni har en administratör kan du kontakta oss på support@vipetech.com så hjälper vi er att lägga upp kontoanvändare.
För att lägga till en ny användare som administratör väljer du:
Konto> användarhantering> användare> lägg till.
Fyll sedan i användarnamn, komplett namn och e-post.
Glöm inte att klicka på ‘spara och stäng’.
När man skannar fakturor till Cloud Capture kan man välja att skanna flera fakturor vid samma tillfälle. Med hjälp av ett vitt papper innan varje faktura separerar Cloud Capture sedan dokumenten automatiskt innan verifiering. De skannade dokumenten ingår då i en bunt med flera andra dokument. För att fakturorna i bunten ska exporteras till nästa system måste samtliga dokument i bunten vara verifierade. Om du vill exportera ett eller fler av dokumenten innan samtliga dokument verifierats i bunten kan du framtvinga export. I vyn “pågår” eller “alla dokument” kan du markera de dokument som ska exporteras och klicka sedan på pilikonen i menyn högst upp på sidan.
När en användare öppnat ett dokument i Cloud Capture låser sig dokumentet till den specifika användaren för att flera användare inte ska kunna arbeta med samma dokument. Dokument låser sig när en användare inte släppt dokumentet efter de öppnat den. När du backar från ett dokument bör du alltid använda “visa dokumentlistan” knappen som finns högst upp till vänster i menyn vid verifiering. Du ska ej backa med pilarna som visas i webbläsaren för då låser sig dokumentet.
Om en faktura är låst måste användaren som låst fakturan gå in på den för att sedan kunna släppa fakturan. Det går även för en administratör att låsa upp fakturan. Om det inte finns en administratör kan du även mejla till vår support och be oss låsa upp dokumentet.
Om du saknar ett fält eller önskar ta bort ett fält vid verifiering, kan vi på supporten hjälpa dig med dessa inställningar samt testning av dem. Kontakta oss på support@vipetech.com.
Som användare kan du se en lista på alla leverantörer genom att klicka på texten “leverantörsnamn” vid verifiering. Töm sedan sökningsresultatet genom att klicka på tratt-ikonen. Nu kan du se alla leverantörer.
Dubblettkontrollen använder lagringstjänster för att kontrollera om en annan faktura med samma leverantörsnummer och fakturanummer redan har registrerats. Vid verifiering kommer fältet ‘fakturanummer’ ha en gul varningstriangel med ett felmeddelande som informerar om att det är en dubblett. Om du är osäker ifall ni har dubblettkontrollen aktiverad, kontakta oss på support@vipetech.com.
Viptech Cloud Capture har ett antal regler för att en faktura ska kunna läsas in och tolkas. Om en faktura har fått status ”mottagning misslyckades”, kan du med hjälp av klockan som visas intill fakturans namn på vänster sida under fliken ”alla dokument” se varför den har misslyckats.
En av anledningarna kan vara fakturans storlek. En faktura får endast nå en maxstorlek på 50 MB och får högst innehålla 2000 sidor. Avskrivs dessa begräsningar kommer fakturan inte kunna läsas in till Viptech Cloud Capture.
Viptech Cloud Capture lär sig efter ett par verifieringar hur den ska tolka era dokument. Då kommer ni att märka att fälten allt mer ofta är gröna vid varje verifiering. Det man kan göra då är att åsidosätta verifiering så att dokumenten exporteras automatiskt. Detta ställer man in per leverantör vid verifiering av fakturor från den aktuella leverantören. När du verifierar fakturan från leverantören klickar du på pennan bredvid leverantörsnamnet.
Bocka sedan i ”tillåt att fullständiga dokument åsidosätter verifiering”. Om alla tolkningsfält är gröna exporteras dokumentet automatiskt. Skulle däremot något fält vara gult kommer fakturan läggas i kö för verifiering. Glöm inte att klicka på spara-knappen nere till höger.
Ja det finns även möjlighet att tolka fakturarader i systemet. Kontakta oss på support@vipetech.com om ni vill veta mer.
