800 000 skickade fakturor om året som alltid kommer rätt, kan inte vara fel!
– Vipetech Distribution Cloud-lösningen är mer kostnadseffektiv och mer flexibel än vårt tidigare system, säger Anders Wall, IT-Chef på Office Depot Svenska AB.
Det stora företaget för kontorsvaror använder sig av Vipetech Distribution Clouds system för all fakturahantering.
– Den har blivit billigare att utföra och vi har koll på kostnaderna, säger Anders Wall.
Ekonomiavdelningen och kundtjänsten har numera tillgång till all nödvändig information via tjänstens interna hemsida. Medarbetarna kan själva enkelt skicka ut nya fakturor likväl som att vid behov skicka om fakturor. De kan också smidigt kontrollera om en kund verk-ligen fått ett mejl med en bifogad faktura samt om fakturaadresserna stämmer.
– Att alla släpps in i tjänstens system är väldigt viktigt för effektivitetens skull. Det tidigare systemet var krångligare och inte alls lika tillmötesgående. Det var svårt att ändra uppgifter i och det blev kostsamt om vi behövde ändra något på fakturorna, säger Anders Wall.
Nu fungerar fakturahanteringen bra. Systemet ger överblick och dessutom möjligheten att ta fram olika slags statistik, så som antalet fakturor och vilka slags fakturor det gäller.
Office Depot hade tidigare ett önskemål om att det skulle vara enklare att skapa layout för nya fakturor eller ändra utseendet på befintliga. – Men det gick inte förrän vi bytte leverantör. Förr kunde det ta flera veckor, men nu lägger vi bara ett ärende till Vipetech Distribution Cloud och sedan ordnar de det på några timmar, säger Anders Wall.
Och det kunde dessutom ta dagar att lägga upp en ny kund för e-fakturering.
– I dag går det på 20 minuter. Vi spar mycket tid och därmed pengar. IT-teknikerna som förut fick lägga en massa tid på att få fakturahanteringen att fungera kan nu arbeta enbart med det de ska göra, säger Anders Wall. Han är också nöjd med driftssäkerheten.
– Systemet är funktionssäkert och alla operationer sker snabbare nu.
