”Det här är en del av vår drömbild”
Idag är BRA Bygg en del av en koncern med kontor i Göteborg, Stockholm och Varberg. De är i huvudsak verksamma inom kommersiella fastigheter och tillhandahåller tjänster inom områdena bygg, mark, teknik och förvaltning.
Jeanette Aresund är CFO på bolaget och har i drygt ett års tid drivit ett förändringsarbete med fokus på automation och effektivisering. På grund av ett ekonomisystem från 2010 har bolagets interna processer kopplade till fakturering, kundunderlag och maskinomfördelning behövt ske manuellt och det i samtliga av koncernens bolag. Tack vare fokusgrupper och ett internt systemintresse identifierade Jeanette Aresund och hennes kollegor att där fanns ett stort behov av att göra en automationsresa inom bolaget.
”Vi samlades för att diskutera på vilka sätt vi kan effektivisera vår verksamhet. Vad är vår drömbild? Vart vill vi nå?” Med en tydlig vision började Jeanette att undersöka alternativ på marknaden.
”Vi kontaktades av Vipetechs säljare, likväl som av ett annat bolag. Då jämförde vi deras erbjudanden för att se vilket som skulle gynna oss mest, både sett till prisbild och produktval.”
Att valet föll på Vipetech berodde främst på att de alternativ som erbjöds var mer flexibla och passade in på den plan som BRA Bygg tagit fram för sin interna automationsresa. Att vi kunde erbjuda en robot som arbetade ett visst antal timmar istället för hela dygnet var en av de främsta anledningarna till att Jeanette Aresund ansåg att vi var rätt bolag för jobbet.
”Dessutom har Vipetech sina egna konsulter vilket har varit en trygghet för oss i hela processen. Vi vet vem som hjälper oss och det har funkat väldigt bra, från första kontakten till där vi är idag. Vipetech är transparenta, tydliga och håller sig till både tidsplan och budget.”
I dagsläget är BRA Bygg igång med två olika automatiserade processer. De möjliggörs av två skräddarsydda RPA-robotar, programmerade i UiPaths miljö utefter de manuella mönster som tidigare utförts av personal på företaget. Med tanke på att systemet som företaget använder sig av har över tio år på nacken har dess funktioner inte hängt med jämsides digitaliseringen. Det största upplevda problemet har att göra med att det saknas automatiska bryggor mellan de olika funktionerna i systemet. Det kräver extra handpåläggning, mer tid och skapar större utrymme för onödiga misstag.
”Vårt system klarar inte att föra över information från ett ställe till ett annat. Därför har vi fått jobba dubbelt. Kundunderlag skapas i ett program och sedan har vi behövt stansa in det ännu en gång för att få in uppgifterna för fakturering. Det här har Vipetech hjälpt oss med, så nu sker det automatiskt i alla våra bolag”, säger Jeanette Aresund och tillägger: ”Dessutom har vi automatiserat processer kring maskinomfördelning i det bolag som rör mark- och anläggningsarbete.”
Med robotarnas hjälp har BRA Bygg också blivit mer mobila, i den mening att olika typer av dokument numer upprättas och sparas direkt i datorn istället för fysiskt på papper och i olika pärmar. De gör att platscheferna har fått en ökad tillgänglighet, eftersom de nu har tillgång till dokument oavsett om de befinner sig i Varberg, Göteborg, Stockholm eller på hemmakontoret.
Finns det några fler fördelar?
”Absolut. Förutom den mest uppenbara, att vi sparar tid för våra medarbetare, så arbetar också roboten utan väntetid. Den agerar direkt när en uppgift finns tillgänglig.” Personalen på BRA Bygg upplever, såhär drygt ett halvår efter implementeringen, robotarna som en skön avlastning i det manuella arbetet. Även om det var en startsträcka för att kunna känna tillit till de automatiserade lösningarna.
”Vi hade till exempel en bugg i början i arbetet med kundfakturorna. När man använder sig av en robot så förlorar man det extra mänskliga ögat, men med tiden har vi upptäckt sådant som roboten gör fel och kunnat åtgärda det. Ibland tillkommer det till exempel ett extra kommatecken i ett dokument och det har roboten svårt att upptäcka. Då löser den inte sin uppgift, men sådana fel upptäcks alltid och kan då åtgärdas manuellt av oss.
”De två automationslösningarna är bara början på BRA Byggs digitala förnyelse. Inom de närmsta åren förväntas man byta ut det gamla systemet för att underlätta verksamheten ytterligare, även om det i nuläget inte finns en helt färdig plan på i vilken ände man ska börja. Vad som däremot är säkert, är att förbättringarna kommer innefatta än fler automatiserade processer.
”Det som är gjort hittills är en del av vår drömbild. Det kommer hända mycket den närmsta tiden som bidrar ännu mer till den effektivisering som vi vill göra internt.”
