Dokument är en självklar del av vardagen i de flesta verksamheter. Fakturor, orderbekräftelser, avtal och andra underlag kommer in via olika kanaler och i olika format. Men även när dokumenten är digitala behöver informationen ofta fortfarande hanteras manuellt.
Någon behöver öppna dokumentet, läsa innehållet, registrera uppgifter och se till att informationen hamnar rätt. När samma arbete upprepas hundratals eller tusentals gånger tar det tid och ökar risken för fel.
Från dokument till användbar information
Med intelligent dokumenthantering kan AI läsa och tolka innehållet automatiskt. Relevant data kan identifieras och omvandlas till strukturerad information, exempelvis:
- Ordernummer
- Artikelnummer
- Antal och priser
- Leveransdatum
Informationen kan sedan användas i rätt system eller process. På så sätt blir dokumentet en informationskälla som driver arbetet framåt.
Tekniken kan användas för många typer av dokument, exempelvis fakturor, orderbekräftelser, följesedlar, avtal, ansökningar och skadeärenden.
När informationen leder till handling
Ta en orderbekräftelse som exempel. Den kommer in som PDF via mejl. AI kan läsa ut ordernummer, artiklar, antal, priser och leveransdatum. Med automation kan uppgifterna sedan jämföras med inköpsordern och uppdateras i affärssystemet.
Mindre avvikelser, exempelvis en liten prisskillnad, kan bedömas och godkännas automatiskt inom verksamhetens fastställda regler och toleranser. Avvikelser utanför dessa ramar, eller uppgifter som är osäkra, skickas till ansvarig inköpare för granskning.
Det minskar arbetet med att kontrollera och registrera varje orderbekräftelse. Medarbetarna kan i stället fokusera på avvikelser som behöver deras uppmärksamhet, samtidigt som verksamheten får bättre kontroll och spårbarhet.
Det verkliga värdet uppstår när tolkningen kopplas ihop med kontroller, beslut och åtgärder i verksamhetens system.
På Vipetech hjälper vi organisationer att identifiera dokumentflöden där intelligent automation kan skapa konkret nytta, från det första dokumentet till den färdiga processen.
Vilka dokumentflöden tar mest manuell tid hos er?
Kontakta oss på 010–265 75 50 eller info@vipetech.com så tittar vi på möjligheterna tillsammans.
