KUNDCASE: SLU

Sveriges Lantbruksuniversitet

Sveriges Lantbruksuniversitet utvecklar robotar som automatiserar reskontra-verksamheten. ”Både jag och mina medarbetare upplever stort värde från den robotiseringsresa som vi gjort”, säger Sven Carlsson, ekonomichef på SLU.

Sveriges Lantbruksuniversitet

Sveriges Lantbruksuniversitet har med hjälp av ett tiotal robotar automatiserat delar av reskontra-verksamheten. – Både jag och mina medarbetare upplever stort värde från den robotiseringsresa som vi gjort. Jag kan konstatera att medarbetarna nu är mer nöjda, tycker att det egna arbetsinnehållet är roligare och att man känner mindre stress. Det säger Sven Carlsson, ekonomichef på SLU.

”Medarbetarna är mer nöjda”

Digtiala medarbetare och mänskliga arbetare – bra kombination och en naturlig väg framåt för att utveckla och effektivisera arbetsinnehåll. I framtidens team ingår både mänskliga arbetare och robotar, eller digitala medarbetare. Båda medarbetarna behövs eftersom de är bra på olika typer av arbetsuppgifter och därför kompletterar varandra. Robotisering och automatisering handlar om att förstärka teamet med en medarbetare för repetitiva och tidsödande arbetsuppgifter. Och att därigenom ge övriga medarbetare tid att jobba med mer utvecklande arbetsinnehåll. Sven Carlsson har drivit frågan om att robotisera och automatisera delar av arbetet för ekonomiavdelning under snart två år.

 

– Efter förankring bland medarbetarna på ekonomiavdelningen tog vi hjälp av Vipetech som är expert på området. Jag bildade ett internt team för automatisering och fyra av dem har utbildats av Vipetech för att kunna skapa robotar som effektiviserar vårt arbete. Det är viktigt att det finns en grupp internt där medarbetarna kan stötta varandra och driva utvecklingsarbetet framåt, förklarar Sven Carlsson. Det finns annars en risk att arbetet går i stå eller blir allt för personberoende, fortsätter han. Ekonomiavdelningen på SLU är en del av det gemensamma verksamhetsstödet. Avdelningen bär ansvar för utbetalningar, inbetalningar, ekonomisk redovisning samt inköp och upphandling. Två av dess mål är:

  • en tillförlitlig och rättvisande redovisning
  • effektiva och säkra ekonomiadministrativa processer

10-tal robotar utvecklade internt

Och det är framför allt delar av reskontra-verksamheten som automatiserats med hjälp av ett tiotal robotar vilka har utvecklats av det interna teamet.

 

– Det handlar bland annat om robotar som hanterar upplägg av leverantörer respektive kunder vilket är repetitiva uppgifter som lämpar sig väl. Det har i sin tur inneburit att våra medarbetare i större utsträckning kan ägna sig åt utveckling och analys för att ta bättre och mer välgrundade beslut. Det skapar också ett roligare och mer stimulerande arbetsinnehåll.

 

När idéerna om automatisering initialt presenterades fanns en viss skepsis i organisationen, men Sven Carlsson tillsammans med hans ledningsgrupp skapade tillit och respekt för möjligheter som robotar innebär.

 

– Nu har vi tillsammans bevisat att det fungerar. Och jag kan konstatera att medarbetarna nu är mer nöjda, tycker att det egna arbetsinnehållet är roligare och att man känner mindre stress.

Sju framgångsfaktorer

En fördel med samarbetet med Vipetech är graden av frihet som det partnerskapet innebär.

 

– Automatisering av verksamhet med hjälp av robotar är både en investering och en kostnad men ger samtidigt fördelar i att frigöra tid från medarbetare. Det är viktigt att ha med sig. För vår del ligger kostnaden i att vi har ett eget team som utvecklar robotar för verksamheten samt förvaltning av robortarna i våra it-system. Vipetech har vi nu som backup och stöd, en expertresurs, förklarar Carlsson som identifierat sju framgångsfaktorer när automatisering ska införas i verksamheten:

  1. RPA lämpar sig för processer med hög volym, tydliga regler och icke tidskritiska uppgifter. RPA är dock bara ett verktyg och man kanske har andra verktyg som lämpar sig bättre för ett specifikt problem
  2. Ta tillfället i akt och utmana om man måste göra en uppgift
  3. Börja med en ”läroperiod” annars kommer man kämpa med att ”fylla roboten” för snabbt och få in icke värdeskapande processer
  4. Se till att få utbildning så att man kan lägga upp processer själva
  5. Skapa en styrmodell och utse någon som håller ihop arbetet
  6. Dokumentera redan från början RPA utifrån ett riskperspektiv
  7. Inkludera IT tidigt men se till att sitta kvar vid rodret. RPA är inte en IT produkt utan måste vara grundad i och styras av verksamheten.


Den femte och sjätte punkten understryker Sven Carlsson vikten av.

 

– Vi har utarbetat en kvalitetssäkrad process för utveckling av nya robotar. Det första steget är att utvecklingsteamet tar fram en ”one page”- beskrivning av ett behov och eventuell robot. Det ska finnas namn samt en beskrivning av vad roboten ska göra samt hur mycket arbetstid som kan robotiseras. Därefter utvärderas förslaget och en värdering av vilken positiv påverkan roboten skulle kunna få görs, samt en uppskattning av utvecklingstid och därmed kostnad för att färdigställa roboten. Därefter tas beslut i vår ledningsgrupp, det sker två gånger per år, förklarar Carlsson och påpekar att robotar inte är lösningen för allt.

Katalysator för utveckling

Robotar kan vara en katalysator för kontinuerligt utvecklingsarbete. Det gäller att tänka vilka processer, metoder och ansvarsområden som finns i verksamheten och automatisera i rätt delar. SLU ligger långt fram när det gäller robotisering och det är ett faktum som Sven Carlsson märker av.

 

– Vi har lyckats väldigt väl i vårt arbete och det finns stort intresse inom bland annat Universitetsvärlden i Sverige för att lära av oss. Jag har gjort presentationer både internt och externt för att sprida lärdomar och erfarenhet som vi tagit till oss. Lärdomar och robotar som gör det möjligt för ekonomiavdelningens personal att fokusera på att jobba mer styrande, det vill säga underlätta för brukarna inom SLU att göra rätt i sin vardag, slutar Sven Carlsson.

FLERA KUNDCASE

Vill du veta mer om vad du kan automatisera?

Tveka inte att höra av dig!

Se kundcase i PDF

Robotic Process Automation ➔

RPA gör ditt företags rutinmässiga, administrativa uppgifter och frigör tid som istället kan användas till utveckling och tillväxt.

Ett sätt att smidigt utbyta och överföra elektronisk information mellan två parter.

Dokumenttolkning ➔

Informationen kan komma på olika medier såsom papper, pdf, XML eller annan input.

Utbildning ➔

Vi erbjuder anpassade utbildningar kring de tjänster vi erbjuder för att du ska känna dig trygg i att hantera dem.  

Konsulttjänster ➔

Med hjälp av konsulter anpassar vi vårt stöd efter dina behov och hjälper dig på just det sätt som du behöver. 

Support ➔

Via vår egen supportportal erbjuder vi hjälp och handledning om du behöver hantera problem eller frågeställningar. 

Nyheter ➔

Ta del av det senaste från vår värld. Här samlar vi alla nyheter som är relevanta för det vi sysslar med och som du har nytta av.

Webbinarier ➔

Vill du lära mer? Vi publicerar regelbundet webbinarier som fördjupar och förklarar vår teknik och hur du kan använda den. 

FAQ ➔

Här har vi samlat de vanligaste frågorna från kunder. Tveka inte att kontakta oss om du vill veta mer.  

Blogg ➔

Vi vill att du ska förstå. Därför arbetar vi kontinuerligt med att publicera inlägg som berättar och utbildar. 

Affärsidé och vision ➔

Vi arbetar ständigt för att bli marknadens främsta inom automationslösningar och ditt självklara val. 

Miljöpolicy ➔

Vi bidrar till en miljövänlig installation, användning och arbetsplats där resurser utnyttjas maximalt och optimalt. 

Samarbetspartners ➔

Vi väljer samarbete för att nå vår vision om att bli marknadens främsta inom automationslösningar. 

Karriär ➔

Vill du också vara med och skapa framtidens arbetsplatser? Kolla in våra lediga tjänster. 

LÄR DIG MER OM
VÅRA LÖSNINGAR

I en personlig och kostnadsfri demonstration utgår vi från dina behov för att visa hur våra lösningar kan bidra till utveckling av ditt företag.

Välkommen att ta kontakt

Ring 010-265 75 50 från 08:00 - 17:00
Maila på info@vipetech.com