RPA – ROBOTIC PROCESS AUTOMATION

Varför ska ni satsa på RPA?

Visste du att upp till 60 procent av administrationen kan effektiviseras på en arbetsplats? Med RPA sparar du både tid och pengar samtidigt som du säkerställer att de rutinmässiga arbetsuppgifterna hanteras – korrekt och konstant.

Imiterar mänskligt beteende

Hanterar de flesta

typer av system och

applikationer

Snabb att

implementera och

kraftfull att växa i

Processar utan

att göra misstag

och utan vila

Läser och

agerar på data i

strukturerad form

Tips

  1. Börja med mindre, standardiserade processer. Tänk på att en enkel och logisk process går snabbare att implementera och även korrigera i efterhand om det uppstår fel. Bygg upp förtroende för den digitala medarbetaren och skala upp över tid.

  2. Få med verksamheten på tåget i ett tidigt skede. Det är extremt viktigt att tydligt förklara för användarna varför man automatiserar arbetsuppgifter med RPA. Det handlar oftast om att automatisera de icke värdeskapande och oftast ganska tråkiga arbetsuppgifterna och att användarna i stället kommer kunna fokusera på uppgifter där det krävs mänsklig interaktion. Då det även är användarna som har bäst koll på hur processen utförs idag så behöver de vara med i dokumentationen av processen. Dokumentationen eller processbeskrivningen lämnas sedan över till en utvecklare som konfigurerar roboten.

  3. Se till att ha ett bra rapport- och analysverktyg till hjälp redan från början. På samma sätt som vi människor har en chef att rapportera till så behöver någon internt ha ägandeskapet för roboten. Att då på ett enkelt sätt ta fram statistik på hur de automatiserade processerna körs, hur många timmar/kronor vi sparar via roboten, eller att enkelt kunna hitta eventuella fel och flaskhalsar hos roboten är en förutsättning för att mäta ROI över tid. De flesta RPA-plattformar har dessa moduler och det är klart värt att titta närmre på, speciellt då det blir svårt att få en bra överblick vartefter ni växer med roboten och automatiserar fler och mer komplexa processer.

  4. Låt din RPA-leverantör leda er i början. Även om ni kanske har som ambition att själva utveckla och äga förvaltningen av era robotar så är vår starka rekommendation att initialt ta hjälp utifrån. Det är många moment som behöver säkerställas innan en digital assistent kan börja jobba felfritt för er. Allt från att få med sig användarna och ledningen på tåget, få till en komplett processdokumentationen och sedan vidare till utvecklings- och testfasen. Välj därför en leverantör på RPA med bred erfarenhet och som ni känner förtroende för.

  5. Undvik dyra licenskostnader från dag ett. Få, eller inga, företag kommer att lyckas fylla en RPA-robot med arbete 24/7 från dag ett. Vår rekommendation är därför att hitta en leverantör som erbjuder lösningar att växa med över tid. Ni kan då börja smått och sedan skala upp licenserna allt eftersom. Vår egen tjänst Vipetech Automation Cloud möjliggör att ni kan hyra in på er delar av en robot, ungefär som att ha en extra timanställd på kontoret.
  1. Gör processdokumentationen noggrant! Säkerställ att alla eventuella avvikelser i de tänkta processerna är med i processdokumentationen. Missas steg eller olika scenarion i dokumentationen så kommer utvecklarna bygga roboten fel och roboten kommer att fastna. Detta kan medföra att användarna börjar tvivla på tekniken och en intern rädsla att fortsätta med RPA kan komma.

  2. Bygg inte för stora och komplexa processer! Vi rekommenderar i stället att bygga flera mindre robotprocesser som sedan körs efter varandra. Det blir då en enklare felsökning om roboten fastnar och en enklare förvaltning av de uppsatta processerna.

  3. Få med er IT! Även om initiativet till att komma i gång med RPA ofta kommer från verksamheten så är det viktigt att få med sig den avdelningen på resan. Er IT-avdelning kommer att behöva hjälpa till med behörigheter, accesser, säkerhetsaspekten, installation av mjukvara osv. Se därför till att ha med er dem redan från början.

  4. Hitta processer som har ett värde i att automatiseras! Det kan vara att undvika slarvfel, automatisera tråkiga arbetsuppgifter för personalen, få arbetsuppgifterna gjorda på natten i stället eller bara att frigöra tid så att ni kan växa med befintlig personalstyrka.

Kontakta
oss

Fem fördelar med en mjukvarurobot i företaget:

Frigör tid

En digital medarbetare som hanterar rutinmässiga uppgifter ger dina anställda tid till annat. Dessutom kan avlastning minska stress, vilket reducerar risken för sjukskrivningar och uppsägningar. En mjukvarurobot jobbar däremot dygnet runt alla dagar om året utan hälsorisker.

Spara pengar

En mjukvarurobot kostar bara en bråkdel av vad en anställd gör, samtidigt som den jobbar snabbt och effektivt. Medan kollegor tar semester eller är sjuka finns den digitala medarbetaren ständigt på plats och hanterar administrationsflödet utan lönekostnad.

Utveckla företaget

När medarbetare ägnar tid åt innovativa arbetsuppgifter, att bidra och skapa mervärde, utvecklas personligt engagemang. Låt kollegor slippa rutinmässigt arbete och få dem istället att fokusera på att jobba för lönsamhet och tillväxt.

Minska risker

När den mänskliga faktorn tas bort ur det rutinmässiga arbetet skyddas verksamheten från allvarliga misstag. Med rätt förutsättningar eliminerar en mjukvarurobot risken för fel helt och hållet, vilket i längden kommer att öka trovärdigheten för företaget. 

Effektivisera processer

Genom att automatisera arbetsuppgifter med RPA kan du få mer än dubbelt så mycket gjort, till exempel inför ett bokslut. Eftersom en digital medarbetare kan arbeta även på natten kan företaget snabbare sammanställa analysmaterial och data, vilket leder till ett mer effektivt arbete. 

KUNDCASE: MARGINALEN BANK

Marginalen Bank automatiserar för att minska sina kostnader för regelefterlevnad.

  • Know-Your-Customer (KYC)
  • Efterlevnadskontroll
  • Nyregistrering av kund
  • Bedrägeribekämpning
  • Webbdataextrahering
  • GDPR

Våra RPA-lösningar kan agera bland annat inom följande områden:

Öppna epost och bilagor

Logga in i webb-/verksamhetssystem

Flytta filer och kataloger

Kopiera och klistra in

Fylla i formulär

Läsa och skriva i databaser

Hämta data från webben

Koppla upp sig via APIer

Utföra beräkningar

Extrahera strukturerade data från dokument

Samla statistik från sociala media

Följa ”om/när” regler

Så kan ditt företag använda RPA

Visste du att på en vanlig arbetsplats kan cirka 60 procent av administrationen automatiseras? Ofta handlar det om repetitiva uppgifter som tar mycket tid från medarbetare och i vissa fall minskar trivseln. 

 

En smart lösning för att automatisera arbetsflöden och frigöra tid för medarbetare är RPA, Robot Process Automation. Med RPA kan ditt företag snabbt minska tidskrävande administration och spara pengar till bolaget, detta genom att låta en digital medarbetare, en mjukvarurobot sköta monotona men viktiga arbetsuppgifter, utan att göra fel. 

 

Med RPA kan du hämta information från ett system och föra över det till ett annat – utan att behöva dyra och komplexa integrationslösningar. RPA och Artificiell Intelligens, som en del i detta, är början på något nytt och stort. I framtiden kommer de allra flesta företag att använda sig av processautomatiseringsverktyg för att stå sig i konkurrensen och kunna hantera snabba förändringar – både internt och externt.

Utmaningar som passar RPA

Det är sällan tekniken i sig som blir en utmaning. Det viktiga är att hitta rätt typ av processer i verksamheten som adderar ett värde till din organisation. Titta efter resurskrävande, återkommande och idag manuella processer – som helt eller delvis går att regelstyra och därmed automatisera med hjälp av en mjukvarurobot. När ett utvecklingsarbete av denna karaktär ska utföras är det viktigt att:

  • din organisationen är välinformerad och involverad – processerna som kan automatiseras finns och identifieras i verksamheten
  • ha en tydlig plan för att mjukvaruroboten ska användas för att vara ett verksamhetsstöd som kan hjälpa företaget att löpande att automatisera processer som annars inte går att automatisera.

     

  • mjukvaruroboten har en chef som ansvarar för förvaltningen, precis som en vanlig medarbetare

RPA passar stora
och små organisationer

För att skapa effektivitet är det viktigt att RPA-lösningar anpassas helt efter behoven i din verksamhet. Oavsett om du arbetar inom ekonomi, inköp, försäljning, logistik, tillverkning, HR, IT eller andra verksamhetsområden har vi exempel på processer som är bra att automatisera. Och tillsammans kan vi utveckla rätt lösning som bidrar till att utveckla din verksamhet. Låt oss hjälpa dig att skapa en mer effektiv arbetsplats genom att använda Robotic Process Automation. Vipetech levererar RPA både som lokalinstallerad eller molntjänst.

Vi hjälper dig igång med RPA

För att ditt företag ska komma igång så snabbt och bra som möjligt med en digital medarbetare kommer vi att stötta er genom vår kvalitetssäkrade metod. Den innehåller sex steg för att skapa en djup förståelse för ditt företags processer och därigenom kunna installera en mjukvarurobot som fyller era specifika behov.

Vi gör det med personligt engagemang och i tät dialog för att säkerställa bästa möjliga lösning. Det gäller att skapa rätt förutsättningar och rätt kunskap kring de arbetsuppgifter som mjukvaruroboten ska utföra.

Så här går det till – 6 enkla steg:

1. Val av process

Vi startar med att identifiera processer med så lite avvikelser som möjligt för att säkerställa att de är rutinmässiga och därmed kan definieras med hjälp av regler. Vi säkerställer därmed också att det finns ett värde för organisationen i att automatisera dem. 

2. Processbeskrivning

Därefter ser vi till att fånga processen, med hjälp av våra verktyg, för att dokumentera arbetsflödet. Vi får också en insyn i hur processen kan hanteras manuellt. Det utgör grunden för kommande processutveckling.

3. Identifiera förbättringsområden

Vi ifrågasätter processens samtliga steg och säkerställer att de skapar värde och behövs. Därefter ser vi över vilka förändringar, och förbättringar, som är möjliga. Mjukvarurobotens arbete ska vara så effektivt som möjligt, därför letar vi efter alla möjliga genvägar. 

4. Tekniska förutsättningar

Den digitala medarbetare måste ha tillgång till nödvändiga system, precis som en människa. Vi arbetar därför för att säkerställa att processutvecklingen går smidigt och inte skapar onödiga fördröjningar. 

5. Konfigurera roboten

Utifrån den dokumenterade processbeskrivningen, och eventuell avvikelsehantering, konfigurerar vi roboten. Vi testar också olika delmoment i arbetsflödet. 

6. Slutkontroll och testning

Slutligen testas roboten och vi säkerställer att den fungerar optimalt, utifrån både effektivitet och stabilitet. Vi testar alltid agilt, för att snabbt kunna justera eventuella förändringar. Efter att den digitala medarbetaren är på plats behöver den, precis som en vanlig kollega, en chef som ser till att den mår bra. 

UIPATH RPA

UiPath är en branschledande plattformsleverantör inom Robotic Process Automation.

Plattformen erbjuder ett skalbart urval av inbyggda, anpassningsbara och delbara aktiviteter och arbeten med teknik ni redan använder tack vare djup integration med andra programvarutillämpningar. 

 

UiPath låter er också använda färdig AI-kompetens, källspecifik AI-kompetens från ekosystemet eller integrera er egen AI-kompetens med RPA. Dessa AI-kompetenser kan smidigt integreras i era automatiseringar med UiPaths dra-och-släpp-AI för att utöka RPA-potentialen och skapa optimerade heltäckande lösningar som matchar era behov.

UIPATH RPA-PLATTFORMEN

UiPath är en branschledande plattformsleverantör inom Robotic Process Automation.

Plattformen är uppbyggd med en arkitekturell enkelhet men ändå skalbar. UiPath fungerar lika bra i mindre lösningar för enstaka processer som i enterprise-implementationer med en mängd robotar och orkestreringsmöjligheter. 

 

Många företag och organisationer som använder UiPath prisar plattformen för sin öppenhet. UiPath utvecklar kontinuerligt sina produkter med lösningar som exempelvis Document Understanding och AI-robotar. Sammantaget, om du vill ha ett skalbart och flexibelt RPA-verktyg är UiPath en framtidssäkrad lösning som kan växa i samma takt som ditt bolag. 

  • Användarvänligt 

  • Systemoberoende 

  • Skalbarheten

  • Underhåll, service och
    support 

Vi på Vipetech har en lång erfarenhet av att automatisera processer och flöden med hjälp av RPA och hjälper din organisation att ta fram lösningar som är både användarvänliga och kostnadseffektiva.