Vipetech är expert på automationslösningar. Vårt främsta mål är att med hjälp företag och organisationer att öka sin effektivitet, förbättra sin lönsamhet och bidra till ökad arbetsglädje med hjälp av vår kunskap och våra lösningar. Här bjuder vi på fem tips för företag som ska införa en tjänst för hyresavisering och kundfaktura.
1. Det första ni bör fråga er själva är hur ert behov ser ut idag, och hur kommer det att förändras inom en snar framtid?
Ordet kundfaktura och den process som följer när en faktura skapas för att sedan tas emot och betalas av din kund, kan ha olika innebörd beroende på vem du frågar. En del företag har ett väldigt enkelt flöde som kräver färre digitala stöd, medan andra företag har ett mer komplext behov utav matchning av bilagor, status på försändelser, olika dokumenttyper och flera efterfrågade distributionskanaler. Viktigt är därför att tydligt definiera det behov ni har. Utefter det kan vi hjälpa er att välja lösningar som passar det flöde ni har idag och som dessutom har stöd för att hantera nya behov i framtiden.
2. Vem är din kund?
Att ha både privata kunder och företagskunder ställer större krav på en lösning. Den ska således kunna hantera fler kanaler och dessutom erbjuda era kunder flera olika sätt att ta emot fakturor på deras villkor.
3. Välj ett system som ger ökad kontroll!
Allt eftersom flyttas mer och mer distribution till digitala kanaler från papper. En av fördelarna med att distribuera fakturor genom digitala kanaler är att det ger både en ökad kontroll och spårbarhet. När en pappersfaktura inte kommer fram till kunden kan det vara svårt att få reda på varför och vart den tog vägen. Skickar du istället en faktura via internetbanken får du direkt återkoppling på varför fakturan inte hade rätt förutsättningar för att nå mottagaren. I många fall kan du med rätt system se redan innan du skickar fakturan varför banken inte kommer att ta emot fakturan. Det sparar således både tid och pengar.
4. Välj rätt kanaler från början!
Sveafakturan har historiskt sätt varit det primära sättet i Sverige att skicka en e-faktura till företag och organisationer, och fortsatt skickas ett stort antal fakturor varje år just så. Men, sedan 2021 rekommenderar SFTI systemet Peppol istället. Peppol fungerar globalt, ger en flexiblare förvaltning och bättre dokumentation. SFTI drivs gemensamt av SKR, DIGG, Kammarkollegiet och Upphandlingsmyndigheten för att främja förutsättningarna för elektronisk handel. Att från början välja att skicka sina e-fakturor via Peppol minskar det administrativa jobbet och du slipper byta från Svefakturan, i sådant fall att den skulle bli helt irrelevant.
5. Kivra växer snabbt!
Till följd av coronapandemin anslöt många svenskar sig till Kivra, den digitala brevlådan, för att på ett smidigt sätt klicka hem sina vaccinbevis. Idag aviserar och fakturerar våra kunder dessutom omkring 40 procent via Kivra, redan från första utskickstillfället. Att Kivra nu lanserat funktioner för att betala sina fakturor och hyresavier direkt i tjänsten underlättar ytterligare för kunden. Det gör att OCR, belopp och bankuppgifter följer med och kunden behöver bara signera via BankID för att betala.
Vill du veta mer hur vi kan hjälpa ditt företag?
Välkommen att skicka ett mail med din fråga och dina kontaktuppgifter till info@vipetech.com så tar vi kontakt med dig.
